小規模なチームから大規模な組織へと移行する企業の成長に伴う悩みは、多岐にわたります。マーケティングエージェンシーが成長するにつれ、チームを編成、管理し、さらには連携させる必要性が高まります。それに伴い、スケジュール管理、ネットワーキング、リサーチなどのタスクであなたの作業時間が不必要に圧迫されるのであれば、アシスタントを雇うのが得策です。
では、必要なタイプのアシスタントはどのように選べばいいのでしょうか？例えば『役員補佐』と『管理職』の違いは何でしょう？それとも、代わりにCoS（チーフオブスタッフ）を雇うべきでしょうか？チームに組織の専門家が追加される可能性がある場合、こういった疑問が出てくるかもしれません。
そこで、よりシンプルな意思決定を行うために、このようなスタッフの役割や仕事内容を把握し、採用すべき人材を見極めましょう。
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役員補佐とは
役員補佐は、企業経営者の業務を取りまとめることを職務とする専門家であり、その業務は電話応対などの単純なものから、研究、監督、および資料の読み込みなどの複雑なものまで多岐にわたります。この業務は通常、学士号と数年間のタスク実行および業務で通常使われるソフトウェアを使いこなせる程度の経験が必要です。
役員補佐は、経営幹部の仕事をより円滑にすることを担っているので、非常に組織的で、迅速な意思決定をすることに長けていなければなりません。上司の成功がかかっているため、通常はリーダーとしての素質があり、期限を守ることができる人であるべきです。また、分析能力に秀でており、上司の代理として人脈作りのイベントに参加できるような能力も必要です。
管理職とは
管理アシスタントまたは管理職は、高卒または学士号を持つ新人レベルである場合が多く、主にコミュニケーションや組織関連のスキルを要します。管理アシスタントは、一般的に組織全体または下級レベルの従業員のために働き、スケジュールの手助けや、メールや口頭でのコミュニケーションの管理などを行います。なお、多くの場合、特定のソフトウェアを使うための認定証などの特別なトレーニングを受けています。
CoS（チーフ・オブ・スタッフ）とは
CoS（チーフオブスタッフ）は、最高経営責任者と直属のスタッフとのコミュニケーションを円滑にするための社員であり、役員補佐や管理補佐と比べると、より高度なリーダーシップが要求される仕事です。
CoSは、他の役割の主要な業務のほとんどを行う一方で、社内の事柄に対してより強い影響力を持ちます。職務に備えて専門的な経営に携わることが多く、学士や修士の学位より、実務経験の積み上げが重要となります。
CoS は勤務中、チーム内のコミュニケーションを広げるチャンスを常に伺い、それによって同じような取り組みをしている個人やグループを連携させます。また、プレゼンテーションを通じて全社的なメッセージを発信する機会も求められるでしょう。CoSの日々の仕事の大半は、問題解決や、最高経営責任者の右腕となることなのです。
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役員補佐と管理職の同異点
「役員補佐」も「管理職」も、秩序や編成を重視する性質があり、情報を整理して、みんなの足並みを揃えるのを得意としますが、実際の仕事では、それぞれのポジションで日常業務が大きく異なります。
働くべき相手から、その職務がもたらす具体的な影響まで、この２つの専門職は別物として評価されています。では、この２つの役割の同異点を以下でご紹介します。
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役員補佐 |
管理職 |
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年収 |
約 61,500ドル |
約 38,030ドル |
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経験 |
１〜３年 |
不要 |
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スキル |
テクノロジーの熟知 分析 ネットワーク リーダーシップ リサーチ 意思決定 対人関係 |
コミュニケーション 編成 トレーニングはほとんどまたは全くない |
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期待される業務 |
問題解決 顧客とのミーティングおよび接待 会社を代表する |
スケジュール管理 メールのやりとり |
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必要最終学歴 |
高校卒 |
高校卒 |
役員補佐とCoS
役員補佐とCoS は全く別の仕事ですが、全く関係ないわけではありません。上の表で見たように、役員補佐は、下級のアシスタントが担えないような大きな責任を負っているのです。優秀で聡明だと評価されているからこそ、上司は彼らの意見、調査、分析に耳を傾けるのです。これにより、CoSになるにあたって信頼に足る人物であることを証明する機会を得ることができるのです。
適切な指導と実績を積めば、やがて CoS への昇格も可能です。CoS には、役員補佐と同じように大きな責任がありますが、仕事の進め方にはより多くの自主性が求められます。実際彼らの仕事は、どうしても必要な場合のみ、最高責任者のところに持ち込まれ、そうでない場合は、自分たちで対処します。では、この２つの役割はどう違うのでしょうか。
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役員補佐 |
CoS |
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年収 |
約 61,550ドル |
約 221,058ドル |
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経験年数 |
1〜3年 |
5年以上 |
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スキル |
テクノロジーの熟知 分析 ネットワーク リーダーシップ リサーチ 意思決定 対人関係 |
情報処理 イニシアチブ リーダーシップ EQ（感情的知性） タスクの優先順位付けに長けたスキル 編成 |
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期待される業務 |
問題解決 顧客とのミーティングおよび接待 会社を代表する |
役員との連携 最高責任者のスケジュール管理 チームへの提案・相談 会議の調整と進行 チームパフォーマンスの測定 |
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必要最終学歴 |
高校卒 |
学士（修士なら尚良） |
採用時に重視される認定資格
社内の業務を引き継ぐプロフェッショナルを探すとき、注目すべきはそのプロフィールや経験だけではなく、スキルセットや資格の確認も必要です。管理アシスタントのような職種だと高卒で十分ですが、経験やトレーニングを積むことで、書類上だけでなく実際の業務においても、潜在的な従業員を本当に輝かせることができるのです。では、各職種の社員が取得できる有名な資格にはどのようなものがあるのでしょうか。
役員補佐と管理職の認定資格
役員補佐は、責任を担うのに必要なものをきちんと備えておくべく、さらなる認定資格をいくつか取っておくべきです。その中でも重要なものを以下にいくつか挙げてみましょう。
- 認定秘書専門（リーガルアシスタントなど専門分野向けのものもある）
- プロジェクトマネージャー責任者
- MOS（Microsoft Office Specialist）マスター資格
- 人事部認定プロフェッショナル
一方、管理専門の場合は、より一般的な以下のような資格に注目するといいでしょう。
- マイクロソフトOfficeの認定資格（ワードおよびエクセル）
- 管理専門の認定資格
他に、更新されているかどうか（２年以上前のものは不可）を注意しましょう。
CoSに関する認定
最後に、CoSの場合、自身のスキルや自分で物事を処理する能力を保証するような経験や資格がより望まれます。もちろん、資格の有無でその人の能力がすべてわかるわけではありませんが、多かれ少なかれ期待値は上がります。
以下に、CoS に求められる資格をいくつかご紹介します。
- プロジェクトマネージャー資格
- 人事専門資格
- 管理職資格
このような資格を提供する機関は数多くありますが、もしある場合、どれを重視するかは自分で決めることができます。
自社のサイバーセキュリティ管理
新しい管理補佐や役員補佐は、他の管理業務を引き継ぐかもしれませんが、中でもサイバーセキュリティ管理は、みなさんが思うほど注意を払う必要のない業務です。もし、会社のセキュリティのギャップへの対処を考えただけでも気が重いと感じたら、それが破られたかもしれないと気づいた時のことを想像してみてください。ただ、心配は無用です。この問題に対処し、起こりうる攻撃に先手を打つ方法はいくらでもあり、そのひとつに、パスワードマネージャーの導入があります。
TeamPasswordを使おう
マーケティング会社が成長し始めると、スプレッドシート、メール、デジタルメモ、その他のパスワード共有の悪習慣を断たなければなりません。というのも、ログインするたびにパスワードを探すのが大変になるだけでなく、ハッカーに全アカウントを一度に乗っ取られる可能性があるのです。
Teampassword を使うと、アプリ１つ、ツール１つでチームと認証情報の共有を同期させ、デジタル資産を完全にコントロールすることができます。
さらなるメリット
- もうロックアウトされることはありません
チームメンバーはそれぞれ、モバイルやデスクトップに TeamPassword をダウンロードするか、Chrome、Firefox、Safari で直接使用することができます。そうすることで、パスワードを共有し、安全性を確保しながら、より効率的にプロジェクトを進めることができるようになります。 - パスワードの作成と保存
脆弱なパスワードの新しいものへの置き換えや、新しいアカウントを作成する際のパスワード作成ができます。TeamPassword は必要に応じてパスワードを生成、保存、共有し、各ログイン認証のプライバシーレベルの選択ができます。
- 常に最新情報が手に入る
ユーザーログの確認や、メール通知の有効化によって、誰がログインしているのかを常に把握できます。TeamPassword を使えば、必要に応じて使用履歴を全て追跡し、不審な行動が潜在的に危険になる前に確認することができます。
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