구글은 정말 최고죠? 검색, 메일, 파일보관, 문서공유를 위해 매일 사용하고, 업무 안팎에서 삶의 이것저것을 깔끔하게 정리해 줍니다. 솔직히 구글이 없는 시대를 어떻게 살아왔을까요?
패스워드 관리 시스템이 없는 기업이라면 구글 스프레드시트는 참 유용하죠. 구글 스프레드시트는 데이터를 분리, 라벨링, 분류할 수 있고, 작업 내용을 자동으로 저장할 수도 있습니다. 또한 누가 문서를 보고, 편집하고, 댓글을 달 수 있는지를 어느 정도 제어할 수 있기도 하죠. 무료이며 대부분의 사람들이 이미 사용하고 있습니다.
하지만 구글 스프레드시트가 패스워드를 관리하는 유일한 수단이 될 경우, 주로 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
#1. 보안성
구글 스프레드시트를 의식적으로 접근제한 모드로 만들었다는 것은 보안의 필요성을 인식하고 이를 위한 조치를 취했다는 것을 의미합니다. 물론 구글 스프레드시트는 스티커 메모나 엑셀 스프레드시트에 비해 신뢰성이 높습니다. 하지만, 기밀성이 높거나 업무와 관련된 패스워드를 구글 스프레드시트에 저장하고 관리할 경우 상황이 빠르게 복잡해질 수 있습니다. 모든 정보에 접근하지 않아도 되는 사람을 고용하거나, 모든 정보에 접근할 수 있는 사람을 해고하는 순간 보안에 문제가 생길 수 있기 때문이죠.
#2. 운영관리
구글 스프레드시트의 전체 관리를 모두에게 맡기고 싶지 않다면, 계정별로 스프레드시트를 따로 만들어 각 스프레드시트의 열람 및 편집이 가능한 사람이 누구인지 일일 이 관리할 필요가 있습니다. 예를 들어, '열람' 권한만을 주었다고 하더라도 그 사람이 업무상 회사의 새로운 계정을 만들어야 하는 경우, 스프레드시트의 해당 로그인 정보를 업데이트 입력하기 위해 문서 소유자를 찾아 부탁해야 합니다. 한편 모든 사람에게 '편집' 권한을 부여하면 스프레드시트와 스프레드시트가 보유한 기밀 데이터가 사람의 실수나 악의적인 기회에 의해 위험에 노출될 수 있습니다.
#3. 편의성
보안 수준이 다른 여러 개의 스프레드시트가 있다는 것은 자신의 원래 해야할 역할에 투입할 수 있는 귀중한 시간을 패스워드 관리와 유지보수에 더 많은 할애해야 한다는 것을 의미합니다.
고객 정보를 관리하기 시작하면 더 복잡한 문제가 발생할 수 있습니다. 고객은 자신의 정보가 올바르게 취급되고 안전하게 보관되고 있다는 것을 신뢰하기 때문에, 그 책임을 다하기 위해서는 더 나은 프로세스가 필요하게 됩니다.
이는 구글 스프레드시트를 사용하는 것이 비효율적이고 불편할 수 있는 상황의 한 예일 뿐입니다. TeamPassword와 같은 패스워드 매니저는 기업의 보안 프로세스를 크게 개선하고, 효율성을 높이고, 보안을 강화할 수 있도록 도와주며, 그룹을 생성하여 누가 무엇에 접근할 수 있는지 관리하고, 여러 클라이언트가 사용하는 계정을 구분할 수 있는 상세한 라벨링도 가능합니다. 여러 클라이언트가 사용하는 계정을 구분할 수 있는 세부적인 라벨을 생성하고, 몇 번의 클릭만으로 액세스 권한을 부여하거나 삭제하여 새로운 직원이나 클라이언트를 빠르게 맞이할 수 있습니다. 또한, 브라우저 확장 기능을 통해 워크플로우를 중단하지 않고 브라우저 창에서 모든 로그인 정보에 액세스할 수도 있습니다.
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